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Evitar penetras é um desejo de toda pessoa que organiza festas. Isso, porque, todos os detalhes de um evento são planejados para um determinado número de convidados e o aparecimento de pessoas a mais que o previsto pode causar diversos transtornos. Alguns exemplos são filas demoradas, superlotação, falta de mesas, comidas e bebidas.
Além disso, pessoas não esperadas em sua festa pode representar um risco à segurança de todos os convidados. Sem falar que, muitas vezes, esses participantes indesejados acabam causando confusões e outras situações embaraçosas.
A tecnologia tem sido uma grande aliada para evitar penetras e melhorar o atendimento em eventos. Confira a seguir algumas dicas que preparamos que você não venha a ter esse tipo de problema em suas festas!
1. Avise aos seus convidados que o convite é individual
Basicamente, existem dois tipos de penetras: aqueles que são trazidos por alguns de seus convidados e aqueles que tentam invadir a festa mesmo sem conhecer ninguém.
O primeiro grupo precisa ser tratado com mais cuidado para não causar nenhum desconforto aos demais presentes. O ideal é deixar claro, antes da festa, que ninguém está autorizado a levar terceiros sem antes pedir sua autorização. Assim, você consegue evitar situações constrangedoras.
2. Utilize convites digitais
Muitas pessoas ainda têm preferência por utilizar convites impressos, mas em termos de segurança, praticidade e custos, essa não é a melhor solução.
Comumente, muitos convidados acabam esquecendo de levar os convites no dia da festa. Os penetras se aproveitam desse tipo de situação para burlar a segurança e adentrar ao evento. Muitas vezes, eles utilizam o pretexto de terem esquecido os convites e utilizam os nomes dos anfitriões, que eles acabam conseguindo em conversas com outros convidados, para se passarem por convidados legítimos.
Para não causar longas filas e constrangimentos, os seguranças, muitas vezes, acabam permitindo a entrada de pessoas indevidas na sua festa.
O convite digital, nesse sentido, é uma boa ferramenta para evitar penetras. É muito mais difícil um convidado esquecer seu smartphone do que um pequeno pedaço de papel. Logo, há uma diminuição no número de ocorrências e os seguranças têm mais tempo para lidar com pessoas que aparecem ao evento sem um convite.
3. Elabore uma relação de todos os convidados como plano B
Apesar do convite digital ser eficiente, imprevistos podem acontecer. Algum convidado pode estar sem bateria, ter tido o aparelho roubado ou danificado. Por isso, é importante que seus hosts possuam uma relação de todos os convidados para lidar com esse tipo de situação.
Geralmente, a própria plataforma de convite digital oferece a relação de todas as pessoas que foram convidadas. Essa lista pode ser acessada em portáteis, dispensando a impressão da lista e dando maior agilidade e maior sofisticação ao processo.
Vale lembrar a importância de fornecer o nome completo dos convidados, para evitar que penetras utilizem nomes comuns, como “Maria” para conseguir acesso ao evento.
4. Considere a solução da Access Run
A Access Run oferece a primeira solução de acesso expresso no mundo, sem filas e muito eficaz para evitar penetras. Com essa ferramenta, você pode criar convites, customizá-los e enviá-los a todos os seus convidados via smartphone. Assim, economizando tempo e dinheiro.
Além de tudo, os convites funcionam como chaves digitais que servem para liberar o acesso em portarias e catracas, apenas com o uso de smartphone. Tudo isso sem a necessidade de passar pela recepção, mas sem abrir mão do controle.
Por meio do aplicativo da Access Run, você e o condomínio conseguem acompanhar o número de convidados que confirmaram presença no evento e são notificados quando eles utilizarem a chave para entrar nas instalações.
Para garantir maior segurança, você pode definir o horário de início e término de sua festa. Os convites de acesso ficam ativos somente no dia e período configurado.
Utilizando a plataforma Access Run, você conseguirá evitar penetras, garantir a segurança do seu evento e eliminar as filas na entrada da sua festa, o que irá causar uma ótima experiência para seus convidados.
Agora você já conhece algumas medidas e uma importante ferramenta para evitar penetras em sua festa. Que tal utilizar o acesso digital em sua residência? Saiba como fazer isso em 6 passos. Boa leitura!
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