[vc_row][vc_column][vc_column_text]Uma das etapas mais importantes da organização de evento é a escolha do local onde será realizado. Afinal, um ambiente de qualidade faz toda a diferença na experiência dos convidados. Isso envolve segurança, infraestrutura, beleza, sofisticação, conforto, entre outros detalhes.
Por esse motivo, a definição do espaço deve ser feita com cuidado, levando em consideração alguns aspectos essenciais. Nesse post você conhecerá os principais!
Quando a organização de evento toma uma decisão adequada sobre o local, automaticamente fica mais próxima do sucesso. Como sabemos que essa não é uma tarefa fácil, listamos algumas dicas de como encontrar o ambiente ideal para a satisfação do público. Confira:
Solicite documentos e autorizações
O primeiro passo a ser dado pelos organizadores é solicitar o Alvará de Funcionamento do local, além de autorizações da Vigilância Sanitária e Corpo de Bombeiros.
Isso garante que o evento seja realizado sem surpresas desagradáveis, como o impedimento ou a interrupção em função da falta de documentação. Isso sem contar problemas em sistemas de segurança sem inspeção que podem causar incidentes e prejuízos incalculáveis.
Caso queira saber mais sobre o Alvará de Funcionamento, esclarecemos todos os detalhes nesse artigo.
Avalie a acústica e os equipamentos
Independentemente do estilo de organização de evento, sempre há algum tipo de som, seja relacionado à música ao vivo ou apresentações.
Desse modo, avaliar a acústica do local é fundamental. Isso se tiverem má qualidade, o que era para ser um sucesso pode se transformar em fracasso. Porque, se o som for mal distribuído ou os equipamentos disponibilizados
Observe o estado geral de conservação
Em um evento, detalhes podem contribuir tanto para uma excelente experiência quanto para uma percepção negativa dos convidados. Na prática, é indicado observar o estado geral da infraestrutura, como pintura, piso, carpete, escadas, equipamentos, entre outros.
É importante que o local seja agradável aos olhos e demonstre a preocupação da organização de evento em oferecer qualidade e satisfação.
Leve em conta o número de participantes
O conforto e a segurança dos participantes, colaboradores e fornecedores dependem em boa parte de uma infraestrutura que comporte o número esperado de pessoas.
Ou seja, esse é um dos pontos mais importantes para que a organização de evento faça uma escolha adequada. Portanto, antes de qualquer ação, é imprescindível saber previamente a capacidade do ambiente a ser escolhido.
Analise a cozinha e os sanitários
Para que um evento se realize de forma satisfatória, é essencial que a cozinha disponibilize todos os equipamentos necessários e os sanitários estejam de acordo com o número de pessoas.
Além disso, a limpeza desses ambientes deve ser minuciosa. Para isso, é possível contar com empresas que terceirizam a mão de obra, de forma a oferecer a qualidade necessária sem preocupações.
Avalie a localização
Tão importante quanto a infraestrutura do local para a organização de evento é a sua localização. É preciso avaliar, por exemplo, se o acesso dos convidados é facilitado, se a região é segura e se há estacionamento, já que é comum que muitos cheguem por transporte próprio.
Verifique a acessibilidade
Um evento de qualidade deve oferecer fácil acesso a cadeirantes, idosos e pessoas com restrições de mobilidade. Portanto, a organização de evento deve verificar se há rampas, banheiros adaptados e outros fatores que compõem a acessibilidade.
Valorize o feedback
Uma das formas de os organizadores de eventos acertarem cada vez mais em suas escolhas é levar em consideração o feedback do público.
Para isso, é possível realizar entrevistas com os convidados para que apontem os pontos positivos e negativos dos locais. Dessa forma, as ações futuras serão cada vez mais satisfatórias, gerando fidelização.
Organização de evento: priorize a segurança do local
A segurança dos participantes de qualquer tipo de evento deve ser priorizada. Para resguardar o público contra diversos riscos é fundamental investir em ferramentas de controle de acesso eficientes.
Inclusive, isso pode ser feito por meio de sistemas automatizados, que minimizam a necessidade de contratação e as falhas humanas. Além disso, a tecnologia torna as entradas, saídas e controle de organizadores mais ágil e assertivo, priorizando a segurança.
Com essas medidas, a organização de evento obtêm parâmetros para uma escolha adequada do local, que garanta o sucesso e a satisfação dos participantes. Quer saber mais sobre o assunto? Então confira as nossas 7 dicas de como fidelizar o público!
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][ultimate_icons][/ultimate_icons][/vc_column][/vc_row]
