[vc_row][vc_column][vc_column_text]A assembleia virtual é uma realidade que tem se tornado cada vez mais presente no cotidiano. Com a chegada da pandemia, síndicos têm encontrado nelas uma opção viável para a tomada de decisões. Dessa forma, a saúde dos condôminos e a comunicação são preservadas.
Assembleias digitais podem ser realizadas através de plataformas como Google Meet e Zoom e contar também com o auxílio de aplicativo para votações. Apesar de serem realizadas virtualmente, elas ainda devem seguir os mesmos protocolos da presencial.
No mês de julho foi sancionada a Lei 14.010/202, que aprova a realização de assembleia virtual nos condomínios. Para saber um pouco mais sobre assunto, confira nosso artigo sobre a legalidade da assembléia digital.
Se você precisou adiar todas as atividades presenciais e gostaria de saber como realizar uma assembleia virtual, nós compartilhamos abaixo algumas dicas.
Preparação para a assembleia virtual
Antes de tudo, é indicado que seja feita uma reunião prévia com o conselho para a aprovar a modalidade de assembleia. Após esse passo, é importante definir qual plataforma será utilizada.
Assim como as tradicionais, a assembleia virtual necessita de organização prévia. A princípio, ainda que sejam bem parecidas, a opção online pode ter um formato diferente. Alguns serviços oferecem a facilidade de manter a assembleia aberta por mais de um dia. Isso possibilita uma maior participação por parte daqueles condôminos que normalmente tem pouco tempo disponível.
Escolha da plataforma
A escolha de plataforma precisa favorecer a participação do maior número de pessoas. É importante se atentar para quais dispositivos os moradores costumam usar. Celular? Tablet? Notebook?
Portanto é interessante que a escolha da plataforma ofereça ferramentas de organização para que as informações iniciais e finais sejam editáveis. Enquanto isso, as votações podem ser feitas por aplicativos.
Outros quesitos que favorecem a realização da assembleia virtual são a possibilidade de disponibilizar vídeos, orçamentos e arquivos para download. Também é possível liberar a gravação da assembleia, que serve como documento de validação jurídica posterior.
Faça uma live para apresentar a ferramenta
É comum alguns moradores terem dificuldade com tecnologia. Por isso fazer uma live ensinando como utilizar a plataforma escolhida pode ajudar a evitar possíveis complicações no acesso por parte dos moradores. Também pode servir como um teste para a assembleia virtual.
Acessibilidade e atenção especial aos idosos
É importante descobrir se todos possuem acesso à internet. Uma possível alternativa é contratar um serviço que atenda a todos. Existem alguns pacotes básicos de baixo custo que podem solucionar o problema.
Os idosos também precisam ter seu direito de participação garantido. A maioria deles possuem dificuldade com tecnologia por não terem familiaridade. Portanto, pode ser muito benéfico que contem com a ajuda de um tutor, que pode ser um familiar ou até um vizinho.
Passo a passo para a assembleia virtual
Para garantir a validade jurídica da assembleia e não corra o risco de anulação, é necessário que siga os passos a seguir.
- Cadastro do condomínio e condôminos na plataforma;
- Enviar um e-mail com a convocação detalhada para a assembleia, especificando o link de acesso, login, horário de abertura e encerramento e quanto tempo a votação ficará aberta;
- Abertura;
- Lista de presença das pessoas online;
- Leitura do edital e deliberação dos itens de pauta e votação;
- Eleição do presidente e secretário;
- Votação;
- Elaboração da ata com soluções que certifiquem a participação dos moradores, como identificação do IP, certificado digital ou até criptografia.
- O documento deverá ser autenticado em cartório.
Mais alguns cuidados
O ideal é ter pessoas disponíveis para auxiliar no suporte dos moradores, assim como na resposta de e-mails e possíveis dúvidas com o login que possam surgir.
Outra dica que pode ser útil é contar com uma assistência jurídica na mediação da assembleia virtual. Além de blindá-la de uma possível nulidade, isso ainda ajuda na solução de conflitos que possam aparecer entre condôminos e evitar discussões irrelevantes.
As assembleias virtuais exigirão a adaptação de todo o seu condomínio. Entretanto, com as ferramentas certas, podem trazer uma maior participação e consequentemente o aumento da qualidade de vida para os condôminos.
Se você ainda está em dúvida se deve adotar esse formato para seu condomínio, confira mais algumas vantagens da assembléia virtual.
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