[vc_row][vc_column][vc_column_text]Trabalhar a comunicação interna nos condomínios é essencial para a boa convivência e a comodidade de todos os moradores. Afinal, é através destes formatos de comunicação que os moradores ficam sabendo sobre questões importantes para o cotidiano.
Para ajudar síndicos, organizações de moradores e administradores a lidar melhor com a comunicação interna, nós preparamos este artigo com algumas dicas. A seguir, vamos falar sobre os desafios, os melhores processos e como aproveitar cada um dos canais na comunicação do condomínio.
Os desafios da Comunicação Interna em condomínios
O primeiro passo para melhorar os processo de comunicação envolve compreender os desafios que eles apresentam.
Em primeiro lugar, existe a limitação de atenção. Isso porque os moradores querem ser importunados o menos possível na sua rotina com problemas do condomínio. Portanto, tendem a ignorar ou passar direto pelos processos de comunicação interna mais passivos.
Em segundo lugar, é sempre importante evitar o ruído na comunicação. Ou seja: as informações precisam ser passadas da forma mais clara e simples o possível. Entretanto, atingir esse objetivo exige planejamento e objetividade, o que nem sempre é fácil de alcançar.
Por fim, o último desafio da comunicação interna para condomínios é atingir a todos os moradores. Este é um objetivo essencial para a comunicação condominial eficiente. Para superar as dificuldades apresentadas por ele, é preciso entender bem os possíveis canais de comunicação.
Melhorando os processos de comunicação interna
Para melhorar os processos de comunicação interna no condomínio, é preciso ter em mente 3 conceitos essenciais:
- Planejamento;
- Clareza e objetividade;
- Linguagem.
A seguir, vamos nos aprofundar em cada um deles e como a sua união constrói uma comunicação mais eficiente.
Planejamento
O ato de se planejar é essencial para qualquer ação administrativa. Com a comunicação interna de um condomínio não poderia ser diferente.
O planejamento da comunicação passa pelo que precisa ser comunicado. Entretanto, isso não se resume a saber qual a informação a ser divulgada. Além disso, é importante também saber a quem a informação é mais relevante, como abordá-la, qual o perfil de quem receberá a informação e como chamar a atenção para ela.
Clareza e Objetividade
O segundo conceito é formado por duas palavras que se combinam. Clareza e objetividade são o maior segredo para uma mensagem eficiente e com menor ruído.
Apesar de parecerem andar sempre de mãos dadas, algumas vezes a clareza e a objetividade podem ter conflitos. Por exemplo: uma das maiores ferramentas para maior clareza na comunicação é o uso de redundâncias, repetindo informações em mais de um formato para melhor entendimento. Entretanto, isso pode por vezes diminuir a objetividade da mensagem.
O ideal é sempre ter segundas ou terceiras opiniões que ajudem a testar o nível de compreensão da mensagem. Isso pode ser feito procurando por moradores dispostos a ajudar com feedback sobre a mensagem ou através da resposta natural à divulgação da informação. De qualquer forma, é importante sempre aperfeiçoar a mensagem.
Linguagem
A linguagem é uma parte importante da comunicação interna dos condomínios. Por vezes o responsável por informar pode decidir por uma mensagem completamente neutra e em qualquer cordialidade, o que pode gerar desinteresse. Em outros casos é o excesso de proximidade que torna o tom do que é informado excessivamente desgastante.
Para acertar o tom na linguagem ao comunicar é importante sempre procurar um equilíbrio entre seriedade e cordialidade.
Os canais da comunicação interna dos condomínios
Como já dissemos anteriormente, entender os canais é essencial para ter a certeza de que a informação chegará a todos que precisam dela. Isso acontece porque os moradores de condomínios são grupos heterogêneos, com demografias e hábitos muito diferentes.
A comunicação em múltiplos canais é essencial. Afinal, dificilmente os moradores da terceira idade irão estar 100% familiarizados com a comunicação digital. Da mesma forma, os moradores jovens raramente são alcançados por comunicação impressa.
A seguir, vamos falar sobre os canais de comunicação mais comuns para os condomínios e como tirar melhor proveito de cada um deles.
Site
O site é um canal de comunicação digital passivo. Ou seja: ele exige que os moradores procurem pela informação por plataformas digitais ao invés de levá-la até eles.
A natureza do site o torna um canal de comunicação que funciona melhor para informações mais detalhadas e complementares. Você pode, por exemplo, citar uma mudança de regra num folheto impresso ou rede social e encerrar com: “para maiores informações, visite o site do condomínio”.
Mural
O mural é uma versão física do site. Portanto, na comunicação interna do condomínio ele tem o papel de contar com informações mais detalhadas e aprofundadas, com a diferença de ser mais acessíveis a moradores menos conectados à internet.
Entretanto, o mural se diferencia do site ao permitir uma maior participação dos moradores. Por conta disso, muitas vezes a comunicação oficial do condomínio pode acabar disputando espaço com anúncios e recados de menor importância.
Elevadores
Os elevadores são a parte nobre da comunicação interna em condomínios. Isso porque são também a forma mais segura de garantir que todos os moradores verão a informação.
A questão com a comunicação em elevadores é mantê-la resumida e direta, falando apenas de assuntos mais essenciais. Além disso, é importante acertar o tempo em que uma determinada mensagem ficará exposta para que todos possam vê-la.
Redes Sociais
As redes sociais são uma alternativa moderna na comunicação interna de condomínios. Apesar de muito abrangente, elas podem acabar não atingindo a todos os moradores devido à forma como Facebook e Instagram funcionam em termos de alcance.
Livro de Ocorrências
O livro de ocorrências é um clássico da comunicação interna do condomínio. Ele funciona como uma forma dos moradores se comunicarem fisicamente com síndicos e administradores sobre quaisquer assunto.
Assembléias
As assembléias de moradores também são uma boa oportunidade para passar as informações aos moradores. Entretanto, é importante lembrar que os moradores que são locatários não participam. Dessa forma, se a informação for importante também para eles, use outros meios como redundância.
Em um momento de isolamento social, a assembléia feita por meios digitais é uma opção para melhorar o comparecimento e já possui respaldo jurídico. Confira nossas dicas para realizar uma assembléia digital.
Aplicativos
Já existem aplicativos de celular que permitem uma melhor comunicação entre moradores e os responsáveis pela administração. Um exemplo é o WhatsApp, onde pode ser criado um grupo para a comunicação geral. Além disso, pode ser criado um WhatsApp Business que sirva como canal de recebimento de reclamações ou disparo de mensagens em massa.
Outra possibilidade é o uso de aplicativos de controle de acesso que permitam notificações push como Access.Run. Além de poder enviar mensagens automáticas pelo mesmo aplicativo que autoriza o acesso, é possível enviar comunicações para grupos específicos como as equipes de limpeza e segurança.
Saiba mais: melhores práticas para uso da notificação push em condomínios.
Conclusão
A comunicação interna nos condomínios é essencial para o cotidiano dos condôminos e para a eficiência dos funcionários. Por conta disso, é importante somar canais de comunicação de forma a atingir o maior número de pessoas.
Se você quer melhorar a administração do seu condomínio, nosso blog conta com várias dicas. Por exemplo: confira nossas dicas sobre o controle de acesso ao condomínio.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][ultimate_icons][/ultimate_icons][/vc_column][/vc_row]